Do pedido escrito à mão ao orçamento: como a IA lê a solicitação de OPME

Muita solicitação de OPME ainda começa num papel. O médico lista os materiais à mão, alguém da equipe de compras tenta decifrar a letra, digita cada item e só então pede cotação aos fornecedores. Cada etapa depende de uma leitura humana, e uma palavra mal interpretada vira um item errado no orçamento.

O agente de IA do OPME Digital faz essa primeira leitura. Neste artigo, mostramos como ele lê o pedido, como liga cada material ao catálogo, como você confere a leitura antes de aprovar e como a mesma conversa continua até a negociação.

Um pedido de quatro linhas

Este é um pedido real, escrito à caneta, com a letra apertada que todo comprador conhece.

Linha por linha, o que o papel pede:

• um morcelador, com o nome quase ilegível;
• uma pinça de ultrassom laparoscópica, escrita de forma abreviada;
• dois trocartes de 5 mm;
• um trocarte de 11 mm, com um número que também poderia ser lido como 10.

Ao receber a foto desse pedido, o agente respondeu com uma tabela de duas colunas. Na primeira, o que ele leu do manuscrito. Na segunda, o produto do catálogo que corresponde a cada linha, com o aviso a confirmar no cabeçalho.

Na primeira linha, avisou que não conseguiu ler com segurança e sugeriu o produto mais provável, marcado como possível. Na segunda, também marcou a sugestão como possível. Na última, indicou as duas opções de medida. Quem enviou o pedido contou depois que até as linhas em que a IA tinha dúvida estavam certas.

A melhor parte não é o acerto. É saber exatamente qual linha conferir.

Como o agente lê o pedido

O pedido entra pelo chat do agente, no botão do canto inferior direito da tela. Pelo clipe da caixa de mensagem, você anexa o PDF ou a foto, em JPG, PNG ou WEBP, e diz o que precisa, por exemplo, “monte o orçamento deste pedido”. O agente procura no documento:

• o hospital e o médico, com o CRM, quando estiverem no papel;
• o procedimento, que costuma dar nome ao orçamento;
• os materiais e as quantidades, incluindo os nomes em inglês ou de marca, como pedicle screw, cage, stent e kit;
• os códigos dos materiais, quando o pedido trouxer, para buscar o produto pelo código antes de buscar pelo nome.

O agente é orientado a não copiar para o título, as observações ou os produtos do orçamento os dados de identificação da pessoa atendida, como nome, documento, data de nascimento e carteirinha. No título, ele descreve o procedimento.

Cada material ligado ao catálogo

Ler a letra é metade do trabalho. A outra metade é saber qual produto aquele nome representa. Antes de montar o orçamento, o agente é orientado a procurar cada material no catálogo de produtos. Se encontra um equivalente, usa o nome do catálogo exatamente como está. Só quando não existe equivalente o nome do pedido entra como produto novo.

Isso evita que o mesmo material apareça com três nomes diferentes em três orçamentos, o problema que discutimos no artigo sobre padronização de materiais. Com o nome padronizado, o histórico de preços de cada produto continua inteiro.

Do pedido ao orçamento, com a sua confirmação

Se você pedir, o agente monta o rascunho do orçamento com os itens, as quantidades e a categoria. A data de finalização, até quando os fornecedores podem mandar propostas, vem do pedido ou da conversa. Se ela não estiver em nenhum dos dois, o agente é orientado a perguntar, sem inventar um prazo.

1. O agente mostra a ação num cartão de confirmação, com os campos para editar.
2. Você revisa a leitura, troca o que estiver errado e aprova, ou recusa.
3. O pedido anexado fica disponível para os fornecedores como Solicitação. O cartão avisa isso, e o botão Remover anexo tira o arquivo antes de aprovar.
4. Só depois da aprovação o orçamento é criado.

A mesma conversa chega à negociação

Quando os fornecedores respondem, o agente continua útil. Basta escrever, por exemplo, “me ajude a negociar o orçamento #123”. Com a análise das propostas, ele aponta:

• os itens que cada fornecedor deixou sem preço;
• as condições de pagamento de cada proposta;
• o melhor preço de cada item entre as propostas recebidas;
• os preços que passam da média histórica das cotações do plano, além de uma margem de tolerância.

Com o cálculo do potencial de renegociação, mostra onde a negociação faz mais diferença, comparando cada item com o melhor preço do orçamento e com o menor preço e a média do histórico. Se você pedir, ele redige o texto da contraproposta para você revisar e enviar. O raciocínio é o mesmo de como usar o histórico de preços na negociação, feito em segundos.

Boas práticas para mandar o pedido

• Foto inteira e reta, com boa luz e sem cortar as margens.
• Todas as folhas juntas, quando o pedido tiver mais de uma: a mesma mensagem aceita até cinco arquivos. Para os fornecedores receberem o pedido inteiro, prefira um PDF único.
• Contexto na mensagem, como a categoria ou a data de finalização, se você já souber.
• Conferência das linhas marcadas, antes de aprovar o cartão.

Sem a IA, nada muda: o orçamento continua sendo criado pela tela Novo orçamento, com os produtos incluídos depois em Adicionar produto. O agente só encurta o caminho entre o papel e a cotação.